Vào giữa buổi sáng tại Kingston và khi đang đi bộ từ phòng họp tại SRC của Jamaica, Ricardo Gowdie, Trưởng nhóm Hệ thống thông tin quản lý (MIS), đã suy ngẫm về hành trình nghề nghiệp của mình và những điều đã truyền cảm hứng cho công việc của anh cho đến nay.
“Tôi muốn thấy Jamaica trở thành một quốc gia phát triển công nghệ, và về cơ bản tôi đang nỗ lực hết mình để hiện thực hóa điều đó. Tôi rất vinh dự được đóng góp vào việc tối ưu hóa cách một Hội đồng có tầm ảnh hưởng như SRC đón nhận thời đại mà chúng ta đang sống.”
Ricardo đã làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật số suốt hai mươi năm qua, trong đó một năm rưỡi qua ông làm việc tại SRC. Là tổ chức nghiên cứu hàng đầu của Jamaica, SRC cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng, bao gồm hỗ trợ nghiên cứu cho ngành nông nghiệp, phát triển và thử nghiệm sản phẩm, cũng như một cơ sở nhà máy thí điểm sản xuất thực phẩm, nơi các doanh nghiệp có thể sản xuất nguyên mẫu hoặc sản phẩm để tiếp cận thị trường. Trong vai trò của mình, Ricardo giám sát ưu tiên chiến lược của Hội đồng trong việc triển khai các giải pháp công nghệ nhằm cải thiện hiệu quả và cung cấp dịch vụ.
Nhóm MIS tại Hội đồng Nghiên cứu Khoa học Jamaica. Từ trái sang: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
Tại sao lại là kỹ thuật số và tại sao lại là bây giờ?
SRC có tầm nhìn rõ ràng về tăng trưởng số, đặc biệt là trong việc đổi mới cơ sở hạ tầng và quản lý dữ liệu. Cho đến nay, SRC đã đạt được những tiến bộ đáng kể, gần đây nhất là việc Ricardo giám sát việc tối ưu hóa cách thức Hội đồng kết nối nội bộ và với thế giới bên ngoài. Ông đã dẫn dắt các sáng kiến nâng cấp hệ thống mạng nhằm tăng cường tốc độ, bảo mật và độ tin cậy của dữ liệu được trao đổi giữa các phòng ban khác nhau của Hội đồng. Nhóm Hệ thống Thông tin Quản lý (MIS) cũng đã thiết kế lại trang web của SRC để cải thiện giao tiếp với công chúng và tích hợp các phân tích để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình.
Dự án ISC Các tổ chức khoa học trong thời đại số Sự kiện này diễn ra vào thời điểm SRC đang suy nghĩ chiến lược về việc giảm thiểu sự bất đồng trong cách họ tương tác và học hỏi từ khách hàng. Là một phần của nhóm, có rất nhiều điều họ có thể tập trung vào. Tuy nhiên, họ đã chọn ưu tiên một nhánh kinh doanh tạo ra doanh thu đáng kể: nhà máy thí điểm. Tại đây, họ bán thời gian để sử dụng cơ sở được chứng nhận ISO, nơi khách hàng có thể mang theo nguyên mẫu để sản xuất và thử nghiệm.
Hiện tại, để sử dụng cơ sở nhà máy thí điểm, khách hàng phải đặt lịch thủ công. Quy trình đặt lịch này thường xuyên gây ra tình trạng đặt lịch trùng lặp, dẫn đến kém hiệu quả và trải nghiệm khách hàng không tốt. Thách thức lớn nhất là thiếu minh bạch. Không có cách nào dễ dàng để biết khi nào thiết bị sẵn sàng, hoặc cách quản lý lịch trình một cách linh hoạt. Khi tham gia dự án ISC, Ricardo và nhóm của ông đã tìm kiếm sự hướng dẫn về cách hiện đại hóa quy trình này và đưa vào sử dụng hệ thống đặt lịch tự động, trực tuyến. Đối với SRC, việc đặt lịch liền mạch sẽ cho phép họ lên kế hoạch sử dụng nhà máy một cách hiệu quả và dự đoán doanh thu tốt hơn.
Một hướng đi
Thông qua dự án ISC, Ricardo đã được giới thiệu những phương pháp luận mới giúp mở rộng tầm nhìn của anh.
“Tôi luôn tập trung vào công nghệ; làm thế nào để nó hoạt động, làm thế nào để nó vận hành,” Ricardo giải thích. “Nhưng giờ đây, tôi đang nghĩ đến những người sử dụng nó, cách họ sẽ tương tác với nó, và cách nó sẽ phù hợp với quy trình làm việc của họ. Đó mới là sự thay đổi thực sự.”
Các buổi hội thảo đã khuyến khích anh áp dụng phương pháp tiếp cận bao gồm việc thu hút các bên liên quan ngay từ đầu, hiểu rõ trải nghiệm của người dùng và tích hợp phản hồi vào các giai đoạn thích hợp của dự án. Sự thay đổi tư duy này đã ảnh hưởng đến cách anh tiếp cận hệ thống đặt chỗ mới của nhà máy thí điểm. Thay vì xây dựng toàn bộ hệ thống cùng một lúc, Ricardo và nhóm của anh đã chọn triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu với Sản phẩm Khả thi Tối thiểu (MVP).
“Chúng tôi quyết định bắt đầu từ quy mô nhỏ và xây dựng từng bước. Bằng cách đó, chúng tôi có thể điều chỉnh và nhận được phản hồi ở mỗi giai đoạn,” Ricardo giải thích.
Chiến lược này được thiết kế để đơn giản hóa việc triển khai, đồng thời giảm thiểu sự phản kháng của nhân viên bằng cách cho họ tham gia ngay từ đầu. Ricardo đã xây dựng một kế hoạch quản lý thay đổi, trong đó nhân viên thường xuyên tham gia vào các giai đoạn phát triển.
Ricardo cũng được giới thiệu về tầm quan trọng then chốt của việc hình dung. Dù là thông qua việc khái niệm hóa toàn bộ dự án trên bảng trắng hay viết ra các yêu cầu cụ thể cho từng giai đoạn, giờ đây anh hiểu rằng sự rõ ràng là chìa khóa để tránh những cạm bẫy. Càng hình dung nhiều, anh càng dễ dàng phát hiện ra những thiếu sót và đảm bảo sự thống nhất.
Phương pháp MVP cũng cho phép họ tránh được những sai lầm tốn kém.
Ricardo cho biết: “Chúng tôi muốn đảm bảo rằng mình đang xây dựng thứ mà người dùng thực sự muốn sử dụng”.
Tầm nhìn dài hạn của Ricardo dành cho SRC rất rõ ràng: một hệ sinh thái công nghệ lấy người dùng làm trung tâm, nơi các công cụ kỹ thuật số liên tục phát triển để đáp ứng nhu cầu của cả nhân viên và khách hàng. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một SRC được kết nối kỹ thuật số, nơi cả hệ thống nội bộ và dịch vụ hướng đến khách hàng đều được tích hợp liền mạch.
Trong khi Ricardo và nhóm của ông đang nỗ lực hoàn thiện hệ thống đặt chỗ cho nhà máy thí điểm, họ cũng đang lên kế hoạch cho các bước tiếp theo cho chiến lược số hóa tổng thể tại SRC. Một trong những trụ cột chính của chiến lược này là số hóa tài sản vật chất, và Ricardo hình dung dự án này sẽ đặt nền móng cho những nỗ lực số hóa trong tương lai.
Khi hệ thống đi vào hoạt động hoàn chỉnh, Ricardo hy vọng nó sẽ mở đường cho việc tích hợp các công cụ AI và phân tích dữ liệu, từ đó nâng cao khả năng học tập và dịch vụ khách hàng. Ông đang thử thách đội ngũ của mình suy nghĩ về cách họ có thể sử dụng dữ liệu này để cải thiện tính linh hoạt và khả năng phản hồi của các quy trình.
“Tôi muốn chúng ta tiếp tục đón nhận chuyển đổi số theo cách hiệu quả nhất. Loại công nghệ tôi muốn xây dựng là loại công nghệ giúp cuộc sống của mọi người dễ dàng hơn”, Ricardo kết luận.
Xác nhận tài trợ: Công trình này được thực hiện với sự hỗ trợ tài chính từ Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Quốc tế (IDRC), Ottawa, Canada. Quan điểm được trình bày ở đây không nhất thiết đại diện cho quan điểm của IDRC hoặc Hội đồng Quản trị của IDRC.
Đọc thêm về các tổ chức khoa học trong thời đại kỹ thuật số 
Đọc thêm về Science Systems Futures 
